Interaksi cekap melalui media sosial

 

 

 

Saranan Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Dr Ali Hamsa kepada semua Ketua Setiausaha dan timbalannya serta ketua pengarah agensi kerajaan membuka akaun media sosial seperti facebook dan twitter dilihat sebagai satu anjakan paradigma dalam sektor awam. Sebelum ini terdapat peraturan yang mengehadkan penggunaan media sosial ini dalam kalangan penjawat awam kerana dikatakan interaksi dalam media itu mengurangkan produktiviti di pejabat.

Tujuan Ali Hamsa ialah meningkatkan maklumat yang tepat kepada orang ramai melalui kaedah interaksi yang lebih cepat, mudah dan diketahui. Selain daripada facebook dan twitter, media sosial lain yang boleh diguna pakai ialah youtube, whatsapp dan viber. 

Era penjawat awam bekerja dengan memberi arahan dari pejabat sudah dianggap konvensional dan tidak menepati transformasi kerja masyarakat maju. Keputusan-keputusan penting melibatkan tindakan segera perlu diketahui orang ramai dan mesti disampaikan segera. Antaranya ialah berkaitan kebajikan, permohonan atau tender.

Saranan ini tentunya dianggap sebagai arahan yang mesti ada tindakan segera kerana membuka akaun media sosial boleh dilakukan segera. Justeru, perlu ada mekanisme dan peraturan penggunaan media sosial bagi tujuan memberi maklum balas kepada orang ramai. Pekeliling yang menyatakan garis panduan, pelepasan maklumat sulit dan terperingkat dan kuasa pegawai wajar dikeluarkan supaya pegawai di sektor awam dapat berurusan dengan telus dan berani.

Faktor lain yang perlu diambil kira ialah jangka hayat akaun berkenaan kerana pertukaran pegawai dari jabatan ke jabatan sentiasa berlaku kerana pelbagai sebab seperti naik pangkat, dipindahkan, cuti belajar atau kematian. Mungkin boleh ditetapkan jangka hayat sesuatu akaun antara satu hingga tiga tahun.

Katakan kita mengambil contoh seorang pegawai kanan memiliki akaun media sosial dan perlu melayan beribu-ribu pertanyaan. Bagaimana beliau sendiri hendak menyelesaikannya kerana rutin kerjanya padat dengan mesyuarat, jemputan majlis rasmi dan rehat bersama keluarga? Adakah beliau perlu menjawabnya sendiri atau memberi kuasa kepada pegawai bawahan? Ataupun hanya menjawab isu-isu yang terdesak dan popular?

Sekiranya beliau menjawab semua isu yang dikemukakan, masanya akan dihabiskan dihadapan komputer dan letih melayan pelbagai isu yang mencakupi bidang kuasanya. Jika tidak, imej organisasi akan merosot dan sukar dibaiki.

Jabatan kerajaan boleh menjadikan Polis Diraja Malaysia sebagai model interaksi yang memanfaatkan sepenuhnya media sosial untuk menyampaikan maklumat kepada orang ramai. Mereka memiliki akaun facebook, twitter dan youtube sebagai organisasi dan menjadi rujukan kepada media dan orang ramai. Akaun tersebut diuruskan dengan cekap dan berkesan oleh pasukan khas yang diberi kuasa untuk melepaskan maklumat mengikut kesesuaian kes. Sehingga kini tidak pula kita mendengar akaun media sosial ini ditutup atau menimbulkan kekeliruan kepada orang ramai sebaliknya terus diperkasa dan mendapat kepercayaan.

Pegawai-pegawai kanan kerajaan boleh menggunakan kaedah ini dan bergerak secara pasukan supaya semua maklumat dikumpulkan pada satu tempat dan disebarkan kepada orang ramai. Agensi seperti kementerian dan jabatan boleh menjadi ahli dan terlibat secara aktif dalam perbincangan yang berkaitan dengan agensi sahaja. Jika melibatkan hal peribadi, penjelasan boleh dibuat melalui akaun peribadi masing-masing.

Saranan Ketua Setiausaha Negara ini amat baik dan mampu merapatkan jurang maklumat tepat dan salah. Kunci kepada penyebaran maklumat yang tepat ialah penyelarasan dalam agihan maklumat dan sampai kepada kumpulan sasar dalam tempoh yang singkat.